Alumni-Kommunikation digitalisieren: das Alumni-CRM der Universität Wien.

Die Universität Wien hat ihre Alumni-Beziehungen auf eine zentrale, digitale Basis gestellt. Gemeinsam mit Evol.X entstand ein Alumni-Community-System auf Basis von Salesforce – von der Strategie bis zur technischen Umsetzung. Das Ziel: eine aktive, engagierte Community mit einem Potenzial von 10.000+ neuen Alumni pro Jahr.

Wer ist das Alumni-Team der Universität Wien?

Die Universität Wien ist eine der ältesten Universitäten im deutschsprachigen Raum und eine der größten Forschungsinstitutionen Europas. Ihr Alumni-Team und die einzelnen Alumni-Beauftragten der Fakultäten pflegen die Beziehung zu Absolvent:innen, Studierenden und Wegbegleiter:innen weit über das Studium hinaus – mit Veranstaltungen, Mentoring-Programmen, Fundraising und einer wachsenden internationalen Community.

Die Vision aus den gemeinsamen Workshops bringt es auf den Punkt: eine aktive, engagierte Community mit einem Potenzial von 10.000+ Personen pro Jahr aufbauen – durch gezielte, personalisierte Kommunikation und relevante Angebote, die Mehrwert schaffen.

Was war die Herausforderung im Alumni-Management?

Bis dahin lebten die Informationen über Alumni in fragmentierten Systemen. Daten waren nicht immer aktuell, der Kontakt zu Absolvent:innen ging über die Jahre oft verloren, und Fragen rund um Datenschutz und DSGVO mussten sauber gelöst werden. Vieles passierte manuell – wertvolle Ressourcen waren dadurch gebunden.

Es fehlte ein gemeinsamer, verlässlicher Blick auf jede einzelne Person: Welche Veranstaltungen hat sie besucht? Über welche Themen möchte sie informiert werden? Hat sie schon einmal gespendet oder sich als Mentor:in engagiert? Genau dieses 360°-Bild sollte die neue Lösung schaffen.

Bevor eine Technologie ausgewählt wurde, stand das Verstehen im Mittelpunkt. In unserem Beratungsformat Joint Creation haben wir die Strategie gemeinsam mit dem Team der Universität Wien erarbeitet – in mehreren Workshop-Phasen:

• Verstehen: Stakeholder-Interviews mit den Mitarbeitenden der Alumni Relations und Dialoggruppen mit Absolvent*innen aller Lebensphasen – von Studienbeginner:innen über Top-Alumni bis zu internationalen Absolvent:innen. Daraus entstanden klare Personas.
• Gestalten: Vision, Ziele, Customer Journeys und Soll-Prozesse. Wir haben Touchpoints sichtbar gemacht und die Reise der Alumni über alle Kanäle hinweg durchdacht.
• Bewerten: Chancen, Ideen und Potenziale wurden nach Business- und Kundennutzen bewertet und sauber priorisiert – Was ist ein Must-have und was möchten wir später umsetzen?
• Technologie: Erst danach folgten Systemarchitektur, technische Anforderungen und die fundierte Auswahl der passenden Technologie.
• Umsetzen: Implementierung, Trainings und kontinuierliche Weiterentwicklung.

Das wichtigste Credo der Joint Creation: Die technische Umsetzung folgt der Strategie – nicht umgekehrt. Am Ende standen klare Business-Anforderungen, eine Technologie-Empfehlung und ein priorisiertes Backlog fest. Durch die aktive Beteiligung der Stakeholder entstand zugleich ein starkes Commitment, das für den Projekterfolg entscheidend war. Für Hochschulen, die ein Alumni-CRM (oder ein CRM für Absolvent*innen und Stakeholder) einführen möchten, senkt dieses Vorgehen das Projektrisiko spürbar.

Welche Software für Alumni-Management? Die Lösung mit Salesforce

Auf Grundlage der Strategie fiel die Wahl auf Salesforce als zentrale Plattform. Das CRM bildet das Herzstück und dient als Single Source of Truth – alle relevanten Informationen zu einer Person an einem Ort. Rund um das CRM hat Evol.X die passenden Salesforce-Module eingeführt und nahtlos in die bestehende Systemlandschaft der Universität Wien integriert:

• Service Cloud: Strukturiertes Case Management mit Web2Case und Mail2Case. Anfragen werden automatisch erfasst, kategorisiert, eskaliert.
• Marketing Cloud: Personalisierte E-Mail-Journeys, DSGVO-konforme Prozesse sowie fakultätsspezifische Marketing-Rechte
• Event Management: Registrierungen, QR-Code-Tickets, automatisierte Follow-ups inklusive Feedback-Umfragen.
• Analytics & Reporting: Dashboards zu Engagement, Event-Teilnahme, Newsletter- Performance und Spenden – als Basis für datenbasierte Entscheidungen.
• Alumni-Portal: Vernetzung und Self-Service, Event-Anmeldungen, ein Dokumenten- und Medienbereich sowie eine interaktive Alumni Map.
• Spenden: Eingebettete Spendenformulare mit Anbindung an den Payment-Provider; transparente, aber nicht unbedingt öffentliche, Spendenhistorie für jede:n Einzelne:n.

Diese Informationen sind außerdem mit den IT-Systemen der Universität Wien verbunden, um vor allem Stammdaten aktuell zu halten.

Für Hochschulen: Alumni-Kommunikation digitalisieren

Ob Universität, Hochschule oder Business School: Der Aufbau eines digitalen Alumni-Netzwerks folgt überall ähnlichen Fragen – nach Strategie, passender Software, Datenschutz und Integration in die bestehende IT. Evol.X begleitet Hochschulen als Digitalisierungspartner von der Beratung bis zur Salesforce-Implementierung von CRM, Marketing Automation, Eventmanagement, Alumni-Portal und Fundraising.