Förderanträge einfach organisiert
Die Österreichische Forschungsgemeinschaft (ÖFG) setzt seit über 45 Jahren Maßstäbe in der Förderung von Wissenschaft und Nachwuchstalenten. Gemeinsam mit Evol.X wurde der gesamte Förderantragsprozess modernisiert und durch Salesforce digital abgebildet – für mehr Effizienz, Transparenz und Servicequalität.
Was ist die Aufgabe der ÖFG?
Die Österreichische Forschungsgemeinschaft (ÖFG) ist seit 1977 eine zentrale Institution zur Förderung der Wissenschaft in Österreich. Sie unterstützt Wissenschaftler:innen unter anderem mit Druckkostenzuschüssen oder der Finanzierung der Teilnahme an internationalen wissenschaftlichen Konferenzen. Darüber hinaus organisiert die ÖFG eigene Veranstaltungen, um den Austausch und die Vernetzung in der Forschungscommunity zu fördern.
Komplexe Prozesse und hoher Aufwand
Wissenschaftler:innen können diese Förderungen über Anträge anfragen. Das Team der ÖFG setzte sich zum Ziel, diesen komplexen Antragsprozess und Teile der eigenen Eventorganisation effizienter zu gestalten. Denn ein hoher manueller administrativer Aufwand führte dazu, dass oftmals wertvolle Ressourcen gebunden waren.
Digitalisierung mit Salesforce
Evol.X unterstützte die ÖFG bei diesem Vorhaben mit der Digitalisierung bzw. Optimierung ihrer Prozesse durch die Implementierung der Salesforce Service Cloud. Der Antragsprozess wurde automatisiert, wodurch Workflows effizienter gestaltet und die Dokumentenverwaltung verbessert wurden.
Auch das Einladungsmanagement für die selbst organisierten Veranstaltungen wurde durch Salesforce effizienter. Einladungen sowie Teilnahmen und Präferenzen der Gäste können nun einfach auf einer Plattform gemanagt werden. Die Informationen sind natürlich auch pro Kontakt im CRM sichtbar.
Klare Vorteile
Effizienzsteigerung
Der digitale Prozess zur Verarbeitung von Aufträgen spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand für das ÖFG-Team.
Kürzere Bearbeitungszeiten
Automatisierte Workflows ermöglichen eine schnellere Abwicklung von Förderanträgen.
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Transparenz
Mitarbeiter:innen der ÖFG können den Status eines Antrags inkl. der zugehörigen Dokumente jederzeit einsehen.
Eventmanagement
Einladungen, Teilnahmen und zusätzliche Informationen zu Veranstaltungen werden nun direkt über Salesforce verwaltet.
Reports
Automatisch aktualisierte Berichte sind per Klick verfügbar, zum Beispiel Auswertungen der Förderungsanträge und Veranstaltungen oder etwa Listen für den Magazinversand.
Transaktionen
Das ÖFG-Team hat eine Übersicht der getätigten Transaktionen jederzeit Griffbereit, um eine praktische Übersicht über das Budget zu behalten.
“Mit Evol.X fühlen wir uns rundum gut beraten. Wir konnten durch die Einführung des Salesforce CRM-Systems unsere Prozesse für Förderanträge, Event Management und Kontaktverwaltung optimieren. Das gesamte Projekt wurde zügig und reibungslos abgewickelt und das Ergebnis liegt auf der Hand: Unsere tägliche Arbeit ist jetzt um Einiges effizienter.”